Árnason Faktor - Viðskiptaskilmálar

Árnason Faktor veitir fjölbreytta þjónustu á sviði hugverkaverndar, svo sem við vinnslu og málarekstur einkaleyfisumsókna, vörumerkjaskráninga, hönnunarverndar og lénaskráninga. Þessir skilmálar eiga við alla vinnu og þjónustu sem Árnason Faktor innir af hendi fyrir viðskiptavini sína, nema annað sé sérstaklega tekið fram í samstarfssamningi eða samstarfsskilmálum. Ykkar frekari eða áframhaldandi fyrirmæli um vinnu gefa til kynna samþykki þessara skilmála. 

Trúnaður og hagsmunaárekstrar

Við meðhöndlum allar upplýsingar sem okkur berast sem trúnaðarmál, þar með talið fyrirspurnir. Allir starfsmenn okkar eru bundnir trúnaði. Við gefum ekki þriðja aðila upplýsingar frá öðrum viðskiptavini, nema með samþykki hans, eða ef lög krefjast þess. Viðskiptavinir heimila okkur að gefa slíkar upplýsingar til erlendra samstarfsaðila okkar eða ráðgjafa sem starfa í okkar umboði, samkvæmt okkar fyrirmælum. 

Í tilvikum þar sem hagsmunaárekstur er mögulegur áskiljum við okkur rétt til að segja upp þjónustu okkar með eðlilegum fyrirvara.

Við ætlumst til að viðskiptavinir okkar veiti okkur upplýsingar um mögulega hagsmunaárekstra sem upp geta komið og þeir verða varir við. Okkar stefna er að gefa ávallt gaum að aðstæðum og málum sem geta takmarkað getu okkar til að veita sem besta þjónustu og vinna með hagsmuni ykkar að leiðarljósi.

Samvinna

Við treystum á að viðskiptavinir veiti okkur tímanlegar, ítarlegar og réttar upplýsingar og fyrirmæli. Skráningaryfirvöld setja oft ströng tímamörk á fresti til að bregðast við í þeim verkefnum sem snúa að yfirvöldum, svo sem að svara athugasemdum og leggja fram upplýsingar og gögn, en séu slíkir frestir ekki virtir getur það leitt til endanlegs réttindamissis. Við getum ekki ábyrgst tjón sem kann að leiða af réttindamissi, ef fyrirmæli og upplýsingar frá viðskiptavini hafa ekki borist tímanlega, til að við getum brugðist við innan gefins frests. Við tilkynnum um alla slíka fresti og þær upplýsingar og fyrirmæli sem okkur þurfa að berast til að við getum brugðist við. 

Ef ekki hafa borist sérstök skrifleg fyrirmæli um hið gagnstæða, munum við taka við fyrirmælum frá þeim starfsmanni, stjórnanda eða öðrum þeim einstaklingi sem gefur sig út fyrir að hafa umboð til þess að gefa fyrirmæli eða upplýsingar fyrir ykkar hönd. 

Þegar bregðast þarf mjög skjótt við munum við, ef þörf krefur, bregðast við á grundvelli munnlegra fyrirmæla eingöngu. 

Það er okkar stefna að senda stutta skriflega staðfestingu á samþykki okkar að vinna tiltekið verkefni, þar sem fram kemur umfang verkefnisins, áætlaður tími þess og kostnaður. Áætlaður kostnaður getur breyst ef umfang verkefnisins og/eða þeirrar þjónustu sem veitt er breytist. 

Við væntum þess að viðskiptavinir okkar veiti okkur allar þær upplýsingar sem máli skipta og eru nauðsynlegar til að við getum unnið umbeðin verkefni af kostgæfni. 

Samskipti

Við þörfnumst oft upplýsinga og fyrirmæla frá viðskiptavinum okkar til að virða tímamörk yfirvalda. Af þeim sökum verða viðskiptavinir okkar að leggja okkur til allar upplýsingar sem máli skipta í tæka tíð. Ef slíkar upplýsingar berast ekki getum við ekki tekið ábyrgð á tjóni  vegna réttindamissis sem af því kann að leiða. 

Við tökum við skriflegum fyrirmælum með pósti, faxi eða tölvupósti. Þegar okkur berst orðsending með tölvupósti eða faxi lítum við svo á að hún sé komin til okkar þegar hún berst, sé það á venjulegum skrifstofutíma okkar (9:00-16:00). Ef orðsending er móttekin með faxi eða tölvupósti eftir klukkan 16 áskiljum við okkur rétt til að líta svo á að hún hafi borist okkur í hendur að morgni næsta virka dags. 

Það er venja okkar að eiga sem mest skrifleg samskipti með tölvupósti, sé þess nokkur kostur, enda er um að ræða einfaldan og hagkvæman samskiptamáta. Hins vegar ber að hafa í huga áhættuþætti sem snúa að öryggi samskipta, trúnaði, brenglun gagna og tölvuveirum. Viðskiptavinir samþykkja að við erum ekki ábyrg fyrir mistökum eða tjóni sem kann að leiða af villum sem koma upp í tölvupóstsamskiptum. Ef þið óskið eftir að eiga ekki samskipti með tölvupósti eða viljið eiga dulkóðuð samskipti með tölvupósti, vinsamlega tilkynnið okkur slíkt skriflega. 

Vinna með utanaðkomandi sérfræðingum

Til að öðlast skráð hugverkaréttindi og/eða andmæla slíkum réttindum (einkaleyfum, skráðum vörumerkjum, hönnunarvernd, eða lénum) í öðrum löndum en Íslandi munum við að jafnaði gefa fyrirmæli til lögmanna eða annarra umboðsaðila í þeim löndum sem um ræðir til að vinna í ykkar umboði. Við búum yfir umfangsmiklu tengslaneti sérfræðinga um allan heim sem við vinnum í náinni samvinnu við. Við reynum að velja af kostgæfni hæfa og reynda sérfræðinga með tilliti til sérhvers verkefnis, en getum ekki tekið ábyrgð á mistökum sem þeir kunna að gera. Óski viðskiptavinur þess að við vinnum með tilteknum samstarfsaðila erlendis, eða vilji hann taka þátt í vali á samstarfsaðila, verðum við að sjálfsögðu við því.

Gögn

Skrám okkar og gögnum getur þurft að eyða þegar þeirra er ekki þörf. Látið okkur vita sem fyrst ef þið óskið þess að fá til baka gögn sem eru í okkar vörslu. 

Reikningar

Að jafnaði eru reikningar gefnir út mánaðarlega í einstökum málum, eða þegar við höfum lokið tilteknum áfanga eða verkefni. Á reikningum koma fram einstakir gjaldliðir í samræmi við gjaldskrá okkar og samninga við viðskiptavini. 

Við lítum svo á að fyrirmæli eða beiðni til okkar um að vinna tiltekið verk feli í sér skuldbindingu til að greiða reikninga vegna þeirrar vinnu, nema um annað sé samið.

Greiðsluskilmálar

Gjalddagi reikninga er 30 dögum frá útgáfu. Tefjist greiðsla áskiljum við okkur rétt til álagningar dráttarvaxta, 1% á mánuði í samræmi við það sem fram kemur á reikningi, nema um annað sé samið. 

Standi viðskiptavinir ekki skil á greiðslum og semji ekki um uppgjör vangoldinna reikninga áskiljum við okkur rétt til að fresta eða stöðva frekari vinnu. 

Sundurliðun

Fyrir sérhvert verkefni er kostnaður sundurliðaður í tímagjald, fastar þóknanir, útgjöld, álagningu á útgjöld og – þegar við á – virðisaukaskatt og önnur opinber gjöld.

Fyrirframgreiðsla 

Við áskiljum okkur rétt til að fara fram á fyrirframgreiðslu áður en vinna við verkefni hefst. Upphæð slíkrar fyrirframgreiðslu er ákvörðuð út frá umfangi verkefnisins.



Gjöld

Öll einstök verk, sem og eftirlit og vöktun, eru gjaldfærð. Þar á meðal eru símtöl, áminningar, fundir, viðhald skráðra upplýsinga um fresti og verkþætti, og tilkynningar til ykkar um erindi sem okkur berast sem umboðsaðili ykkar. Við tökum einnig gjald fyrir tíma vegna ferðalaga sem þarf að fara vegna umbeðinna verkefna og gjaldfærum allan eðlilegan ferðakostnað sem til fellur í slíkum ferðum. 

Gjaldskrá okkar er samsett af tímatöxtum fyrir unna tímavinnu, föstum þóknunum fyrir tiltekin verkefni – svo sem innlögn einkaleyfis- og vörumerkjaumsókna, og skráningu hönnunarverndar og léna – og sérstökum gjöldum, svo sem fyrir vinnslu tiltekinna skjala. 

Tímataxti

Tímataxtar okkar fara eftir eðli verkefna og þeirri kunnáttu sem verkefnið krefst, sem og reynslu og þekkingu þeirra starfsmanna sem vinna verkið. 

Útgjöld

Flest verkefni okkar hafa í för með sér útgjöld af ýmsum toga. Öll útgjöld sem við innum af hendi fyrir viðskiptavini okkar, nema útgjöld greidd íslenskum yfirvöldum, eru gjaldfærð með álagningu, til að mæta umsýslukostnaði, gengisáhættu, fjármagnskostnaði og áhættu vegna skuldataps [áhættu vegna affalla]. 

Kostnaðaráætlun

Að beiðni viðskiptavina leggjum við fram áætlun um væntanlegan kostnað í tengslum við vinnu okkar. Áætlanir byggjast á gjaldskrá okkar og samstarfsaðila okkar, sem og gengisskráningu þegar áætlun er gerð. Ef ekki er annað tekið fram ber að líta á áætlanir okkar sem viðmiðun en ekki bindandi tilboð. Ýmislegt getur haft áhrif á endanlegan kostnað sem við höfum ekki fulla stjórn á; sérstaklega getur verið erfitt að áætla með vissu umfang vinnu í stærri verkefnum sem greitt er fyrir samkvæmt tímagjaldi.

Greiðslufrestir

Þar til liggur fyrir samkomulag um greiðsluskilmála áskiljum við okkur rétt til að óska eftir fyrirframgreiðslu, sem tekur mið af áætluðum heildarkostnaði verkefnis. Þegar vinna og heildarkostnaður eru innan umsaminna skuldaheimilda eru reikningar gefnir út eftirá, að jafnaði mánaðarlega. Nema um annað sé samið óskum við fyrirframgreiðslu vegna fyrirséðra útgjalda í beinum tengslum við verkefni fyrir viðskiptavini.

Við áskiljum okkur rétt til að reikna dráttarvexti á reikninga sem ekki eru greiddir innan 30 daga, í samræmi við heimildir Seðlabanka Íslands. 

Ef reikningur er ekki greiddur innan tilskilins frests áskiljum við okkur rétt til að stöðva frekari vinnu, en við tilkynnum um slíkar ákvarðanir. Réttindi geta farið forgörðum við slíkar aðstæður og við tökum ekki ábyrgð á slíkum réttindamissi, hvort sem við höfum minnt á þau tilteknu réttindi sem kunna að glatast eða ekki. 

Virðisaukaskattur leggst á okkar gjöld til allra íslenskra viðskiptavina. 

Samstarflok 

Í þeim tilvikum þegar samstarfi við viðskiptavin lýkur er það stefna okkar að halda öllum málum og gögnum í að minnsta kosti 5 ár, nema um annað sé samið eða fyrirmæli gefin. Við útvegum viðskiptavini afrit af öllum skjölum honum viðkomandi samkvæmt beiðni. 

Þegar þeirra er ekki þörf lengur getur gögnum okkar verið eytt. Viðskiptavinir skulu tilkynna okkur sé óskað eftir að fá frumrit af gögnum og skjölum. 

Ef verkefni flyst frá okkur til annars umboðsaðila og engar skuldir eru útistandandi eru öll málaskjöl í heild sinni flutt til hins nýja umboðsaðila.

Siðareglur

Einkaleyfasérfræðingar okkar eru bundnir  siðareglum Félags umboðsmanna vörumerkja og einkaleyfa og/eða Samtaka sérmenntaðra fyrirsvarsmanna fyrir Evrópsku einkaleyfastofunni (epi). Vörumerkjasérfræðingar okkar eru bundnir siðareglum Félags umboðsmanna vörumerkja og einkaleyfa.

Tryggingar og takmörkun bótaskyldu

Íslensk lög um ábyrgð og bótaskyldu skulu gilda, með þeim takmörkunum að við skulum ekki sæta ábyrgð vegna rofinna viðskipta, hagnaðar sem misst var af eða annars óbeins tjóns.

Við erum tryggð með starfsábyrgðartryggingu sem nær til hvers konar tjóns sem kann að leiða af mistökum í okkar starfi. Viðskiptavinir geta skoðað tryggingaskilmála tryggingarinnar sé þess óskað með eðlilegum fyrirvara. 

Lög og lögsaga

Túlkun á þessum skilmálum skal vera í samræmi við íslensk lög. Komi til ágreinings um beitingu, efni eða störf unnin í samræmi við skilmála þessa skulu aðilar reyna eftir fremsta megni að leysa ágreining sinn í sátt. Ef slíkar sáttaumleitanir eru árangurslausar skal skjóta ágreinings til Héraðsdóms Reykjavíkur.

Engar efnislegar breytingar geta tekið gildi á þessum skilmálum nema með skriflegu samþykki a.m.k. eins eiganda Árnason Faktor. Ef einhverjar spurningar vakna hvetjum við ykkur til að hafa samband. 

Reykjavík, 1 desember 2018